Для Сергея и компании Latuning.ru: производство с высокой вариативностью, четыре юридических лица, 180 сотрудников. Автоматизация двух процессов, которые сегодня стоят больше всего ручного времени: расчёт заработной платы (около 160 часов бухгалтера в месяц) и разнесение банковских платежей (200–300 операций в месяц по ~20 счетам в шести банках). Первый этап, 4 недели.
Этот документ не является операционным аудитом всей компании, поскольку детального анализа всех процессов мы ещё не проводили. Это структурированный обзор того, что можно автоматизировать в первую очередь, с оценкой приоритета и подхода, по двум процессам, которые вы обозначили на звонке: расчёт заработной платы и разнесение банковских платежей.
Ваша позиция зафиксирована и учтена: вы не хотите писать технические задания сами, но хотите понимать архитектуру решения, чтобы иметь возможность дорабатывать его в дальнейшем. Вы также не хотите процесса, в котором придётся «годами вносить отдельные цифры вручную». Обе эти установки заложены в логику предлагаемого подхода.
Возможности сгруппированы в три блока приоритета: автоматизация расчёта зарплаты (Приоритет 1); автоматизация разнесения банковских платежей (Приоритет 1); дальнейшие сценарии, которые становятся возможны после первых двух (Приоритет 2).
Автоматический расчёт зарплаты и разнесение банковских платежей + ИИ-слой.
Несколько ориентиров по автоматизации рутинных бухгалтерских и финансовых процессов. Для повторяющихся задач, таких как расчёт зарплаты и разнесение платежей, эффект автоматизации измеряется напрямую: во времени сотрудника, а значит, в деньгах.
У вас два процесса, которые стоят измеримого времени: расчёт зарплаты занимает у бухгалтера практически весь рабочий месяц (около 160 часов при зарплате около 160 000 ₽ в месяц), а разнесение платежей выполняется вручную три раза в день по четырём юрлицам и ~20 счетам. Оба процесса повторяющиеся, ручные и привязаны к конкретным затратам. Именно такие задачи дают наиболее предсказуемый возврат на вложения.
Процесс, который сегодня занимает у бухгалтера практически весь рабочий месяц. Первый из двух процессов первого приоритета, содержание первого этапа.
Что это: система забирает часы из СКУД и данные из 1С автоматически, сводит их по зафиксированным формулам и выдаёт готовый результат вместо ручной сборки в Excel.
Как сейчас: бухгалтер вручную сводит в Excel часы из СКУД, тарифы, оклады, проценты, мотивацию и премии по служебным запискам, затем вручную переносит данные в 1С ЗУП для расчёта налогов и формирования отчётности.
Потенциал: сбор и сведение данных перестают быть ручной операцией. Бухгалтер работает с готовым расчётом и занимается контролем и исключениями, а не механической сборкой цифр.
Что это: автоматизация пересчёта наличной и безналичной части выплат с корректной обработкой налоговой составляющей, а также разнесение выплат по датам и сотрудникам.
Как сейчас: пересчёт и разнесение выполняются вручную; кто, сколько и когда получил, фиксируется отдельно.
Потенциал: снижение ручной работы и вероятности ошибок при разнесении выплат.
Что это: аналитический слой, который показывает динамику заработной платы по сотрудникам и отделам: кто вырос, кто снизился, обоснованно или нет.
Как сейчас: такой картины нет, данные существуют только внутри месячного расчёта.
Потенциал: вы получаете управленческий инструмент для контроля фонда оплаты труда, а не только результат расчёта. Это именно то, что вы обозначили как желаемый результат.
Что это: корректный учёт сотрудников с фиксированным тарифом вне СКУД (например, менеджеры, чьё присутствие руководитель подтверждает дважды в месяц), а также отпусков, больничных и графика отпусков.
Потенциал: охват всех категорий персонала единой системой, а не только производственных сотрудников, проходящих через СКУД.
Второй процесс первого приоритета: от 200 до 300 платежей и поступлений в месяц по четырём юрлицам и примерно двадцати счетам в шести банках (Сбер, Ак Барс, Альфа, Тинькофф, Точка, ВТБ). Выписка выгружается три раза в день, разнесение выполняется вручную в 1С УНФ.
Система распознаёт платёж, определяет, от кого он и за что, и привязывает его к сделке или заказу клиента с разнесением в 1С УНФ. Снятие ручной работы по разнесению, ускорение обработки и снижение вероятности ошибок при привязке платежей к сделкам.
Просмотр остатков по счетам в реальном времени и сводка на конец дня: сколько поступило, сколько ушло, сколько осталось по каждому счёту. Такой сводной картины по всем счетам и юрлицам сейчас нет — появляется прозрачная картина движения денежных средств без ручного сведения.
Прямой доступ к банкам через API мы сознательно не рекомендуем из соображений безопасности денежных средств. Вместо этого бухгалтер выгружает выписки вручную и отправляет их боту или на платформу на вашем сервере, а ИИ считывает выписку и выполняет разнесение. Данные при этом остаются в вашем контуре.
После того как первые два процесса автоматизированы и данные приведены в единый машиночитаемый вид, становятся возможны дальнейшие направления. Их имеет смысл оценивать отдельно, по мере появления данных и приоритетов.
Автоматизация подготовки данных для отчётности в миграционные службы на основе уже собранных кадровых данных. У части персонала обязательная отчётность в миграционные службы, сегодня она входит в тот же ручной процесс расчёта.
Сведение зарплатных и финансовых данных по всем четырём юрлицам в общую панель управления для собственника. Становится возможным после того, как данные первых двух процессов приведены в единый машиночитаемый вид.
Любой ручной повторяющийся процесс в компании является кандидатом на автоматизацию. Наиболее целесообразны те задачи, которые сегодня стоят измеримого времени сотрудников, по той же логике, что и расчёт зарплаты и разнесение платежей.
Оба процесса, которые вы обозначили, повторяющиеся, ручные и привязаны к конкретным затратам: расчёт зарплаты занимает практически весь рабочий месяц одного бухгалтера, разнесение платежей выполняется три раза в день по двадцати счетам. Это делает их первоочередными кандидатами с предсказуемым возвратом на вложения.
Оба процесса целиком: автоматический расчёт зарплаты со сбором данных из СКУД и 1С и автоматическое разнесение банковских платежей в 1С УНФ. Фиксированный объём, 4 недели.
Отчётность по иностранным сотрудникам, единый управленческий контур по четырём юрлицам, автоматизация других повторяющихся процессов. Каждый этап оценивается отдельно по мере появления данных.
Формулы и правила фиксируются один раз и остаются прозрачными. Никакого сценария, в котором нужно «годами вносить отдельные цифры вручную»: рутина уходит в систему, контроль остаётся за вами.
Подход построен так, чтобы вы понимали архитектуру решения и могли дорабатывать его в дальнейшем, без необходимости писать технические задания самостоятельно.
Объём, последовательность и стоимость первого этапа в разделе предложения →
По итогам разговора devlpr.ai предлагает автоматизировать два процесса, которые сегодня отнимают наибольшее количество ручного времени: расчёт заработной платы и разнесение банковских платежей.
Расчёт зарплаты сейчас занимает у бухгалтера около 160 часов в месяц, практически весь рабочий месяц целиком, при заработной плате около 160 000 ₽ в месяц. Разнесение банковских платежей выполняется вручную три раза в день по четырём юрлицам и примерно двадцати счетам, от 200 до 300 операций в месяц. Оба процесса повторяющиеся, ручные и напрямую привязаны к затратам, что делает их первоочередными кандидатами на автоматизацию с предсказуемым возвратом на вложения.
Срок реализации, 4 недели. Инвестиция первого этапа, 500 000 ₽, что соответствует примерно трём месячным окладам бухгалтера по зарплате. В стоимость включена техническая поддержка после релиза в части нашей зоны ответственности. Дальнейшие этапы оцениваются отдельно.
Первый этап охватывает два процесса целиком: расчёт заработной платы и разнесение банковских платежей. Сознательно компактный объём, который даёт быстрый и измеримый результат в течение четырёх недель, разделён на четыре workstream, выполняемые параллельно.
Подключение СКУД, 1С ЗУП и 1С УНФ, приём банковских выписок. Все входящие данные приводятся к единому машиночитаемому формату и индексируются для работы ИИ-модели.
Расчёт по зафиксированным формулам: тарифы, оклады, проценты, мотивация, премии по служебным запискам. Учёт наличной и безналичной части и обработка исключений (сотрудники вне СКУД, отпуска, больничные).
Распознавание платежей, определение, от кого и за что, привязка к сделкам и заказам с разнесением в 1С УНФ. Безопасный контур: без прямого доступа к банкам через API, данные остаются у вас.
Сравнительная динамика зарплат по сотрудникам и отделам, остатки по счетам в реальном времени и дневная сводка движения средств по каждому счёту.
Автоматическое подключение ваших учётных систем к единой платформе. Все данные приводятся к единому формату и индексируются так, чтобы с ними могла работать ИИ-модель. Прямой доступ к банкам через API сознательно не используется из соображений безопасности денежных средств.
Все входящие данные (выгрузки из СКУД и 1С, банковские выписки, служебные записки о премиях) приводятся к единому машиночитаемому формату и индексируются так, чтобы любая ИИ-модель могла с ними работать. Формулы расчёта и правила разнесения фиксируются один раз и остаются прозрачными: их можно менять без переписывания всей системы.
Построение расчётного контура: система сводит данные по зафиксированным формулам и выдаёт готовую расчётную файл-форму вместо ручной сборки. Формулы согласуются с бухгалтерией на этапе постановки и остаются прозрачными для вас.
Автоматическое разнесение банковских платежей в 1С УНФ плюс аналитический слой, который превращает собранные данные в инструмент для принятия решений: остатки, дневная сводка, динамика зарплат.
Система распознаёт платёж, определяет, от кого он и за что, и привязывает его к сделке или заказу клиента с разнесением в 1С УНФ. От 200 до 300 операций в месяц по четырём юрлицам обрабатываются без ручной работы.
Бухгалтер выгружает выписки вручную и отправляет их боту или на платформу на вашем сервере; ИИ считывает выписку и выполняет разнесение. Прямого доступа к банковским счетам нет, данные остаются в вашем контуре.
Просмотр остатков по всем ~20 счетам четырёх юрлиц в одном месте. Такой сводной картины по всем счетам и банкам в реальном времени сейчас нет.
Сводка на конец дня: сколько поступило, сколько ушло, сколько осталось по каждому счёту. Прозрачная картина движения денежных средств без ручного сведения.
Фиксированный 4-недельный проектный контракт с заранее определёнными результатами. Соответствует примерно трём месячным окладам бухгалтера по зарплате. Детали и порядок оплаты фиксируются в договоре.
Техническая поддержка после релиза в части нашей зоны ответственности: исправление ошибок в работе системы и интеграций, созданных в рамках проекта, и консультации по работе с системой
Локально или на вашем сервере. Обработка банковских выписок происходит на вашем сервере, без прямого доступа к банковским счетам. Вариант согласуется на этапе постановки
Фиксированный 4-недельный проектный контракт с заранее определёнными результатами. Зоны ответственности чётко прописываются в договоре. Поддержка распространяется на то, что реализовано нами, и не распространяется на сторонние системы, оборудование заказчика и внешние сервисы вне нашего контроля.
По окончании проекта вы получаете полные права на исходный код, конфигурации и документацию, доступ ко всем учётным записям и ключам интеграций, а также сессию по передаче системы для вашей команды.
Архитектура спроектирована так, чтобы вы могли поддерживать и развивать систему собственными силами или с любым подрядчиком. Не зависит от конкретной ИИ-модели: можно использовать локальные или другие модели в зависимости от ваших предпочтений по хранению данных.
Еженедельный созвон для согласования прогресса · контактное лицо со стороны бухгалтерии для валидации формул и приёмки результата · промежуточная демонстрация ключевых модулей в середине срока.
В стоимость первого этапа включена техническая поддержка после ввода в эксплуатацию, в части нашей зоны ответственности: исправление ошибок в работе системы и интеграций, созданных в рамках проекта, и консультации по работе с системой. Не входят: новый функционал и расширение возможностей (оформляется отдельным этапом), изменение бизнес-логики и формул за пределами согласованного объёма, доработки сверх согласованного объёма первого этапа. При необходимости подписывается соглашение о конфиденциальности (NDA).
Чтобы первый этап сложился в четыре недели, со стороны заказчика важны следующие пункты.
Доступ к СКУД, 1С ЗУП, 1С УНФ, образцы текущих расчётов и выписок. Задержка сдвигает финальный срок.
Совместное закрепление правил расчёта зарплаты и логики разнесения платежей в начале проекта. Формулы фиксируются один раз и остаются прозрачными.
Для валидации формул и приёмки результата. Это критично для корректной настройки расчёта и разнесения.
Для согласования прогресса и приоритетов на протяжении всего проекта.
При возникновении вопросов или необходимости решений срок реакции со стороны заказчика не должен превышать 2 рабочих дней.
Сергей подтверждает первый этап с вашей стороны (по итогам обсуждения на звонке).
Заполнение короткой анкеты по вашим системам и процессам (подготовим так, чтобы заняло минимум времени) и при необходимости подписание NDA.
Подписание договора, передача доступов к СКУД, 1С ЗУП и 1С УНФ, выбор варианта хранения данных (локально или на вашем сервере).
Еженедельные статус-созвоны · промежуточная демонстрация в середине срока · приёмка системы к концу четвёртой недели.